Nie każdy pracodawca musi układać harmonogram pracy. Grafik nie jest potrzebny, gdy godziny pracy pracownika są z góry ustalone i wynikają np. z obwieszczenia, umowy o pracę czy prawa pracy. Nie ustala się harmonogramu także wówczas, gdy praca ma charakter zadaniowy lub gdy pracownik przedstawił pisemną prośbę o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy. Niemniej, jeśli w zakładzie pracy obowiązuje indywidualny grafik, wówczas jego autor (czyli pracodawca lub przełożony) musi uwzględnić szereg czynników regulowanych przez Kodeks pracy. O czym pamiętać podczas ustalania harmonogramu pracy i jakie konsekwencje mogą wyniknąć z nieprawidłowego grafiku?
Co należy uwzględnić w harmonogramie pracy?
Ustalenie grafiku jest szczególnie trudne przy pracy w systemach zmianowych i równoważnych. Pracodawca nie może planować rozkładu czasu pracy według własnego widzimisię – musi dostosować harmonogram do praw pracowników zagwarantowanych przez Kodeks pracy. Grafik nie tylko powinien umożliwić normalne funkcjonowanie firmy, ale przede wszystkim musi brać pod uwagę:
- wymiar czasu pracy każdego pracownika,
- przestrzeganie doby pracowniczej,
- zapewnienie pracownikom dobowego i tygodniowego odpoczynku,
- zapewnienie co najmniej 1 wolnej niedzieli w miesiącu,
- dni ustawowo wolne od pracy,
- urlopy pracownicze.
Harmonogram pracy powinien uwzględniać fakt, że typowy tydzień pracy ma 5 dni (niekoniecznie od poniedziałku do piątku), dlatego pracownikowi przypadają 2 wolne dni w tygodniu. Jednak jeśli zdarzy się, że tydzień pracy potrwa 6 dni, wówczas w kolejnym cyklu tygodniowym pracodawca powinien „oddać” pracownikowi dzień wolny (a wiec tydzień pracy potrwa 4 dni). Każdy pracownik powinien poznać nowy rozkład pracy co najmniej na 7 dni przed jego rozpoczęciem.
Nieprawidłowy grafik – konsekwencje dla zakładu pracy
Źle ułożony harmonogram pracy może narazić firmę na duże straty, w tym kary finansowe. W razie gdy pracodawca nie dostosuje grafiku do przepisów Kodeksu pracy, może zapłacić nawet 30 000 zł grzywny nałożonej przez Inspekcję Pracy. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy w harmonogramie zabraknie miejsca dla wolnej niedzieli, gdy pracodawca „zapomni” o urlopie lub gdy zostanie przekroczona norma doby pracowniczej (czyli gdy pracownik rozpoczyna pracę wcześniej niż poprzedniego dnia).
Jednak błędy w harmonogramie pracy mogą mieć również inne konsekwencje – spadek wydajności pracy i wzrost kosztów działalności. Dzieje się tak wówczas, gdy pracodawca nie dostosuje liczby pracowników do ilości pracy i np. jedna zmiana „pracuje za dwóch”, a druga siedzi bezczynnie. Ponadto pracodawca powinien uwzględnić fakt, że niektórzy pracownicy mogą być niedyspozycyjni w weekendy (np. z powodu studiów zaoczonych) lub inne dni (np. z powodu opieki nad dzieckiem). Pracodawca powinien również unikać zazębiających się zmian, o ile nie jest to konieczne dla zapewnienia normalnego toku pracy. Warto również ograniczać czynniki podwyższające koszty wynagrodzeń, takie jak nadgodziny, praca w dni świąteczne czy praca w porze nocnej.
